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Finanzierung von Abiball, Abizeitung und Co. - Abi-Abschluss

Finanzierung

Geld regiert die Welt und für die ganzen Abi-Sachen braucht ihr viel, ja sogar sehr viel, davon. Summen im fünfstelligen Euro-Bereich sind normal, denn Abiball, Abistreich, Abizeitungen und Abishirts verschlingen Unmengen an Geld. Eine saubere Abikassen-Buchführung ist dabei unausweichlich.

Das Abi Konto

Der erste Schritt in der Finanzierungsplanung führt zur Eröffnung eines Bankkontos für das gesamte Projekt. Dies kann ein Girokonto sein oder auch ein höher verzinstes Tagesgeldkonto, bei welchem über das angelegte Geld jederzeit frei verfügt werden kann. Tagesgeld- und Girokonto sind in der Regel für solche Zwecke kostenlos (sprich ohne Kontoführungsgebühren).

Kapitalbedarf & Startkapital

Eine sorgfältige Finanzplanung ist von Anfang an unerlässlich. Grob überschlägig sollte anhand der, hoffentlich realistischen, Angaben der Teamleiter der einzelnen Gruppen ausgerechnet werden, wie viel Geld insgesamt benötigt wird. Dabei sollte man lieber etwas mehr Kapital einplanen als zu wenig – denn es ist allemal besser, wenn später Geld übrig bleibt, als dass von den (Mit-)Schülern noch Geld nachgefordert werden muss.

Steht fest, wie viel Kapital benötigt wird, lassen sich auch die Aktivitäten zum Geld verdienen, sowie die Suche nach Sponsoren, wesentlich einfacher und koordinierter gestalten. Bewährt hat es sich in vielen Fällen, für den Anfang Geld von jedem Schüler des Jahrgangs einzusammeln. Dies kann entweder monatlich oder in einem einmaligen Betrag erfolgen. Damit können erste Investitionen getätigt und Auslagen finanziert werden (z.B. für Kopien, Programme, Porto, etc.), solange noch kein Geld von außen in die Abikasse fließt.

Weniger sinnvoll ist es, für jede einzelne Aktion Geld einzusammeln – damit geht schnell der Überblick verloren, und die Zahlungen lassen womöglich immer wieder länger auf sich warten.

Einnahmen generieren

Damit die Abikasse wächst, können verschiedene Möglichkeiten zum Geldeinnehmen umgesetzt werden. Neben den Einzahlungen aus eigener Tasche (u.a. als Anfangsinvestition) hat es sich bewährt, Schulfeste, Schulpartys oder Basare durchzuführen, um durch Getränke- und Kuchenverkauf oder dem Anbieten von Waren und Dienstleistungen Geld für die Abikasse zu verdienen. Dabei ist allerdings darauf zu achten, dass hier nicht nur die Aktivität als solche geplant werden muss – auch rechtliche und steuerliche Aspekte müssen in der Organisation solcher Events bedacht werden.

Darüber hinaus können Sponsoren hilfreich sein, um das Kapital des Jahrgangs anzuheben. Lohnenswert sind nicht nur Geldspenden, sondern auch Sachspenden bzw. die Gewährung von günstigeren Preisen (z.B. beim Druck von Werbemitteln, Flyern, Plakate, Eintrittskarten). Im Gegenzug kann man den Sponsoren beispielsweise die Möglichkeit einer kostenlosen Anzeige in der Abizeitung anbieten. Spenden von Eltern oder Mitschülern sind eine weitere Einnahmequelle.

Die vielleicht wichtigste Rolle spielen “Werbeeinnahmen”, denn umso mehr Geld man hier “gewinnt”, desto weniger wird der eigene Geldbeutel letztendlich belastet. Dabei sollte man v.a. Firmen kontaktieren, die Abiturienten, Schüler, Studenten bzw. Berufsanfänger als ihre Zielgruppe verstehen. Anbieten tun sich regionale (Fahrschulen, Banken, Sparkasse, Versicherungen, Handy- und Computerläden, Bürbedarf, Discounter, ec.), als auch überregionale Unternehmen, Geschäfte und Firmen (Handyhersteller, Zeitungsfirmen, Unterhaltungs- und Elektronikunternehmen, usw.). Am leichtesten finden sich derartige Kontakte über Beziehungen – deswegen ist jeder aus dem Jahrgang gefragt, sich in seinem Freundes-, Familien- und Bekanntenkreis umzuhören. Hier könnte man auch Anreize für die Mitschüler schaffen, indem man für gewonne Werbepartner Vergünstigungen für Abikarten anbietet. Angebote und Vorteile der Werbekooperation zeigt man am besten mit Hilfe eines Werbedossiers.

Werbeanzeigen und Firmenlogos können nicht nur in der Abizeitung, sondern auch auf Werbeplakaten, Flyern oder auf der Abi-Homepage präsentiert werden.

Ist es schließlich soweit, lässt sich mit der abschließenden Abiparty und auch mit dem Verkauf der Abizeitung an Eltern, Schüler und Lehrer ebenfalls noch Geld verdienen.

Saubere Buchführung

Damit das Finanzielle reibungslos abläuft, ist eine ordnungsgemäße Buchführung das A und O. Sinnvoll ist es, einen Kassenwart (bspw. jemand mit Passion zur Buchhaltung oder ein Matheass) zu bestimmen, der ausschließlich für das “Eintreiben” von Geldern zuständig ist, und stets einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben auf dem Abikonto sowie in der Abikasse hat. Alle Einnahmen, die generiert werden, müssen sauber festgehalten werden – ebenso wie alle Ausgaben inklusive dem dazu gehörigen Beleg (Rechnung, Kassenzettel oder Quittung).

Obwohl der Kassenwart die Verantwortung für die Finanzen des Jahrgangs trägt, kann natürlich auch jeder andere Mitschüler des Jahrgangs sich auf Wunsch einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben verschaffen. Welches Team welche Entnahmen tätigen darf, muss natürlich ebenso gemeinschaftlich entschieden werden.

Empfehlenswert ist es, die Buchführung beispielsweise auf Google Docs zu dokumentieren, sodass jeder sich einen Überblick über die finanzielle Situation des Jahrgangs verschaffen kann. Sinnvoll ist es dabei, sowohl die geplanten Investitionen festzuhalten, als auch die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben.

Die Endabrechnung

Sind alle Abi-Feierlichkeiten abgeschlossen und das Schuljahr beendet, so sollte möglichst zeitnah die Endabrechnung erfolgen. Bleibt Geld übrig, so steht dies nun dem Jahrgang zur freien Verfügung. Was damit geschehen soll, sollte gemeinschaftlich entschieden werden. Es besteht die Möglichkeit, das Geld jedem anteilig auszuzahlen, oder damit gemeinsame Aktivitäten, wie ein Pizzaessen, zu veranstalten (bis zu der Zeit kann das Geld beispielsweise weiter auf einem Tagesgeldkonto angelegt werden). Auch Spenden sind natürlich möglich.

Ist trotz bester Planung zu wenig Geld in die Abikasse gekommen und der Kontostand befindet sich im Minus, muss das Geld wiederbeschafft werden. Am einfachsten – wenn auch nicht erfreulich – ist es, das Geld anteilig bei den Mitschülern einzusammeln. Alternativ kann Geld beispielsweise auch auf ein Tagesgeldkonto oder Festgeldkonto einbezahlt werden, das sich dann durch Zins und Zinseszins vermehrt.



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