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Organisation rund um das Abi - Abi-Abschluss

Organisation

Die Organisation aller Abiangelegenheiten ist nicht gerade einfach und benötigt ordentlich “(Wo-)Man-Power”. Damit alles reibungslos klappt, ist es wichtig, möglichst frühzeitig mit der Planung anzufangen und klare Strukturen zu schaffen. Das klappt am besten über eine erste Jahrgangssitzung zu Beginn des 13. Schuljahrs.

Erste Jahrgangssitzung – Gruppeneinteilung

Bei der Jahrgangssitzung sollten möglichst alle Schüler der Jahrgangsstufe dabei sein – schließlich soll ja jeder die Möglichkeit haben, an den Abi-Vorbereitungen aktiv teilnehmen und mitentscheiden zu können. Hier können nun erste Informationen zusammengetragen, eine Grobplanung aufgestellt und Meinungen eingeholt werden. Erste Abstimmungen über Themen und Organisation im Allgemeinen können ebenfalls schon in der ersten Jahrgangssitzung stattfinden. Dies erleichtert die weitere Planung und bietet einen ungefähren Überblick über die Aktivitäten. Aushänge und Hinweise innerhalb der Schule sind dabei wichtig.

Die Terminplanung gestaltet sich oftmals gar nicht so einfach – durch das Kurssystem sind möglicherweise nie alle Schüler zur gleichen Zeit in der Schule anwesend. Am besten ist es deshalb, den Termin für die Jahrgangssitzung möglichst schon ein bis zwei Wochen vorher bekannt zu geben, damit auch wirklich jeder die Möglichkeit hat, dabei zu sein. Während des Unterrichts die Jahrgangssitzung abzuhalten, ist oftmals problematisch – die große Hofpause oder die Mittagspause können eine Alternative hierzu darstellen. Als Ort bietet sich beispielsweise die Aula, AudiMax, die Turnhalle oder ein größerer Besprechungsraum an.

Sinnvoll ist es, schon in der ersten Jahrgangssitzung einzelne Arbeitsgruppen aufzustellen, die sich um die verschiedenen Bereiche kümmern – dazu gehören beispielsweise die Abizeitung, der Abiball, die Abiparty oder der Abischerz. Zu beachten ist dabei allerdings, dass die einzelnen Bereiche etwa gleich stark bzw. bedarfsgerecht besetzt sind.

Weitere Jahrgangssitzungen folgen dann in regelmäßigen Abständen. Da die Organisation einer Vollversammlung immer eine Herausforderung darstellt, ist es allerdings sinnvoll abzuwägen, ob wirklich der ganze Jahrgang erneut versammelt werden muss – oder ob beispielsweise nur die jeweiligen Teamleiter eine Sitzung einberufen und die Informationen dann an ihre Gruppe weitergeben.

Darüber hinaus sollte eine verantwortliche Person in der Jahrgangssitzung gewählt werden, die sozusagen als “Abi-Chef” die Gesamtverantwortung für die Abiorganisation übernimmt und als Ansprechpartner, auch gegenüber der Schulleitung oder Externen, dient.

Der “Abi-Chef” als Verantwortlicher

Der “Abi-Chef” wird idealerweise bereits in der ersten Jahrgangssitzung gewählt. Damit steht eine Person fest, die für die Gesamtorganisation rund um die Abiaktivitäten verantwortlich ist. Sie ist Ansprechpartner für aufkommende Fragen und kümmert sich um einen reibungslosen zeitlichen und organisatorischen Ablauf.

Der “Abi-Chef” sollte möglichst jemand sein, der Führungsqualitäten mitbringt und sich voll mit seiner Aufgabe identifizieren kann. Engagiertes Arbeiten, Belastbarkeit und Stressresistenz sollten den Abi-Chef auszeichnen. Naheliegend für diese Position wären zum Beispiel der bisherige Jahrgangssprecher oder auch der Schülersprecher (sofern in der Jahrgangsstufe) bzw. ihre Stellvertreter.

Arbeiten in Teams (Komitees)

Das Arbeiten in einzelnen Teams, die sich um die verschiedenen Abibereiche kümmern, erleichtert die Abiorganisation ungemein. Für jedes Aufgabenfeld – wie beispielsweise die Abizeitung, den Abiball, die Abiparty oder den Abischerz – sollte eine eigene Gruppe von zwei bis fünf Leuten ins Leben gerufen werden. Die Einteilung der Schüler in die einzelnen Teams erfolgt am besten schon über die erste Jahrgangssitzung. Erfahrungsgemäß werden für den Abiball, die Abiparty sowie für den Abistreich deutlich mehr Leute benötigt, wie für die anderen Bereiche. Die Einteilung sollte generell so erfolgen, dass die Gruppen immer bedarfsgerecht besetzt sind.

Stehen die einzelnen Teams, so sollten sich diese in Teamsitzungen zusammensetzen und zunächst ein oder zwei Teamleiter wählen. Diese übernehmen die Aufgabenkoordination und sorgen für den notwendigen Überblick in der Gruppe.

In den Teams werden einzelne Konzepte aufgestellt, welche dann in einer erneuten Jahrgangsversammlung präsentiert werden. Ist der Jahrgang mit dem Konzept einverstanden, kann sich die Arbeitsgruppe auf seine Arbeit konzentrieren und die einzelnen Unterpunkte angehen.

Die Teamleiter aller Gruppen bilden gemeinsam die Teamleiterversammlung, die sich in regelmäßigen Abständen trifft um die einzelnen Bereiche aufeinander abzustimmen.

Die Teamleiterversammlung

Die Teamleiterversammlung setzt sich aus den Teamleitern der einzelnen Arbeitsgruppen zusammen. Regelmäßig sollten sich die Teamleiter zusammensetzen und ihre Bereiche aufeinander abstimmen. In den Sitzungen können offene Fragen geklärt und Informationen weitergegeben werden. Auch das Aufstellen eines Zeitplans kann über die Teamleiterversammlung erfolgen und hilft dabei, den Überblick über die Gesamtorganisation zu behalten.

Die Teamleiterversammlung kann wichtige Entscheidungen treffen, ohne dass dabei eine Jahrgangsvollversammlung notwendig wird. Die Informationen und Neuigkeiten aus der Teamleitersitzung werden dann natürlich von den Teamleitern an die Mitglieder der einzelnen Teams weitergegeben. Darüber hinaus sollten die besprochenen Punkte selbstverständlich auch an den “Abi-Chef” weitergegeben werden, damit dieser immer auf dem Laufenden ist, was die Organisation und Planung betrifft.

Terminplanung

Termine gibt es während der Abiorganisation genügend. Damit die Termine auch eingehalten werden können, sollten stets “Deadlines” definiert werden. Diese sollten für alle Beteiligten gut sichtbar ausgehangen werden, beispielsweise am Schwarzen Brett. Alternativ kann auch das Internet für die Kommunikation genutzt werden – Google bietet beispielsweise mit Google Docs eine gute Möglichkeit, Zeitpläne aufzustellen und Aufgaben zu verteilen. Doch auch ein Emailverteiler kann dabei helfen, bestimmte Termine zu kommunzieren.

Erfahrungsgemäß werden auch bei bester Organisation nicht immer alle Termine von sämtlichen Beteiligten eingehalten. Sinnvoll ist es deshalb, die Deadlines so festzulegen, dass immer noch ein Zeitpuffer vorhanden ist – damit lässt sich Stress vermeiden, wenn beispielsweise wichtige Fixdaten mit Dritten (Druckerei, Vermieter usw.) eingehalten werden müssen. Je früher Termine geplant werden, umso besser – umso mehr Zeit bleibt den Verantwortlichen, ihre Aufgaben umzusetzen. Nur dann bleiben die gesetzten Termine auch realistisch.

Ein eigener Verein?

Es besteht auch die Möglichkeit, für die Organisation der Abi-Aktivitäten einen eigenen Verein ins Leben zu rufen. Dies bringt zwar etwas mehr Aufwand mit sich, lohnt sich jedoch insbesondere aus finanzieller Sicht.


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